Online aankopen, abonnementen, projectkosten of niet-gecontracteerde leveranciers zijn lastig te beheersen. Met Virtual Cards bepaalt u vooraf het bestedingslimiet, de geldigheidsduur en de leverancier.
Uitgaven aan software of eenmalige leveranciers lopen zelden via het vaste inkoopproces en worden daardoor vaak pas ná betaling gecontroleerd en verwerkt. Het gevolg: verschillende werkwijzen, verspreide informatie en onnodig veel handmatig werk.
Geen vaste werkwijze voor vergelijkbare uitgaven
De ene medewerker vraagt een factuur aan, de andere schiet privé voor. Vergelijkbare uitgaven lopen zo via verschillende routes, wat sturen en rapporteren lastiger maakt.
Informatie staat verspreid over meerdere plekken
Facturen staan in het boekhoudsysteem, kaarttransacties in een portal en bonnen in mailboxen. Een totaalbeeld per leverancier of project vraagt steeds extra tijd.
Veel handmatig werk in de financiële verwerking
Na elke betaling moeten kostenplaatsen worden toegevoegd en transacties worden gematcht. Hoe meer uitzonderingen, hoe groter de kans op fouten.
Deze betaaloplossing is gemaakt voor zakelijke uitgaven buiten uw vaste inkoopproces. U stelt vooraf kaders, voorkomt handmatig werk in uw administratie en stuurt beter op uw cashflow.
Met Virtual Cards geeft u vooraf goedkeuring voor een specifieke betaling en legt u duidelijke kaders vast. Zo voorkomt u dat een kaart breder wordt gebruikt dan bedoeld en blijft elke uitgave binnen de afgesproken grenzen.
Alle transacties worden centraal verzameld en bevatten direct de juiste gegevens voor verwerking. Dat maakt matching eenvoudiger en verkleint de kans op fouten in de administratie.
De leverancier wordt snel betaald, terwijl u later afrekent via uw kaartoverzicht. Dat geeft meer ruimte in uw werkkapitaal en meer voorspelbaarheid over uw uitgaven, ook bij grotere betaalvolumes. Eén centrale afrekening in plaats van meerdere losse facturen
In deze korte video ziet u hoe Virtual Cards uitgaven buiten het vaste inkoopproces onder controle brengen: vooraf ingestelde limieten, automatische koppeling met uw boekhouding. Gemak, controle en veiligheid in één zakelijke betaaloplossing.
Virtual Cards zijn beschikbaar voor rechtspersonen (BV, NV, stichting of vereniging) met een zakelijke ICS Mastercard. Eenmanszaken, VOF's, CV's en maatschappen komen niet in aanmerking. Nog geen ICS-klant? Vraag eerst een zakelijke Mastercard aan. Anders doorloopt u onderstaande drie stappen.
Neem contact op met ICS. Na goedkeuring ontvangt u uw Virtual Card Account-nummer en de inloggegevens voor de Smart Data Portal: de online omgeving waarin u Virtual Cards en gebruikers beheert.
Hier richt u aanvraagformulieren en goedkeuringsflows in, op basis van uw gebruikers, hun bevoegdheden en de gewenste gebruikscontroles. ICS denkt met u mee over de aansluiting op uw financiële processen.
U vraagt Virtual Cards aan via de Smart Data Portal. Afhankelijk van uw instellingen is een kaart direct klaar voor gebruik of gaat de aanvraag eerst naar een goedkeurder. Alle uitgaven zijn direct zichtbaar.
Met Smart Data Connect stuurt ICS alle creditcardtransacties van uw fysieke én Virtual Cards dagelijks door naar uw boekhoud-, ERP- of declaratiesysteem. Inclusief factuurgegevens en de referenties die u zelf aan elke kaart heeft gekoppeld (zoals kostenplaats, medewerker of project). Vanuit uw eigen systeem werkt u samen met uw softwareleverancier verder aan de automatisering van uw financiële processen. Zo verkort u de doorlooptijd van uw boekhouding en voorkomt u fouten in de verwerking.
Kies de zakelijke Mastercard creditcard die bij uw bedrijf past. Voor eenmanszaken, MKB en Grootzakelijke bedrijven.
